ノンコア業務の移管で、やるべき仕事に集中できるように。1年で業務時間50h/月減＆売上2.5倍を達成。

企業と個人が自由に仕事を受発注できるマッチングプラットフォームを運営する株式会社クラウドワークス。

今回は同社の新規事業として生まれ、ハイスキルなエンジニア・デザイナーと企業のマッチングを行うサービス「クラウドテック」事業部の紺谷さんにお話を伺いました。

毎月200時間超えの業務でアウトソーシングを決断

クラウドワークス エージェントを導入された背景を教えていただけますか？

私が所属するクリエイターエージェントチームは、当初2名体制でスタートしたため、業務量がかなり多い状態でした。
クラウドテックに登録いただいたクリエイターさんとの面談や、企業との商談、契約手続きなど、一連の業務を2人でこなしていたため、毎月の労働時間も200時間を超えていました。

その中で、企業に提出するクリエイターさんのPR資料を添削や、データベースへの情報保管、メールでの対応など、細やかなサポート業務が数多くありました。
そこで、サポート業務の中でも、緊急性の低い業務をアシストしてくれる人が欲しいと考えたのがきっかけです。

他のオーソドックスな人材派遣会社も含めて検討をしましたが、クラウドワークス エージェントに決めた理由は、コストを人材派遣より抑えられるという点と、契約期間も柔軟に対応できる点でした。
私たちとしても業務をアウトソーシングするのは初めての経験だったので、様子を見ながら進められるのが魅力的だなと思い、2018年5月に導入を決めました。

導入を決定してからはどのように進んでいきましたか？

導入を決めてから、アシスタントの方が決まるまで1週間ほどでした。
クラウドワークス エージェントから提案いただくアシスタントのプロフィールシートには職歴やスキルの他に、適正評価などの性格面の情報もあり、イメージがつきやすかったのが良かったです。

私のチームはまだ始まったばかりで、定型業務だけでなく、臨機応変に業務を依頼する可能性もあったので、柔軟な対応をしていただけるかというのがポイントの一つでした。
三者面談でそのあたりもアシスタントの方に直接確認することができたので、安心してお願いできるなと感じました。

“お願いするスキル”が試される、リモートワーク成功のポイント

アシスタントの方が業務開始してからはいかがでしたか？

アシスタントの方は期待以上の成果を出してくれました。こちらの依頼にも臨機応変に対応してくれるのでとても助かっています。
最初のアシスタントの方が思っていた以上にワークしてくれたので、その成功体験を別のアシスタント採用でも生かせました。今ではクラウドテック事業部全体で5人のアシスタントの方に活躍いただいています。

またアシスタントの方も、企業で働いていた時と同じような仕事を自宅でできるようになり、満足度が高い印象でした。

クラウドワークス エージェント活用のコツはありますか？

リモートワークを成功させるポイントは、メールやチャット、テレビ電話などのツールを使いながら、いかに相手と上手にコミュニケーションをとれるかだと思っています。

私たちはビジネスチャットツールのSlackを使っていますが、あとでテキストを見返したときに、相手が仕事の内容を思い出せる依頼の仕方になるように文章を工夫しました。「これをやって下さい」とお願いする部分のみを切り取って伝えるのではなく、その仕事の背景や必要性、全体フローでの位置づけなども丁寧に説明するよう心掛けました。

また、最初に入っていただいたアシスタントの方はフルリモートなだけでなく、業務する時間も固定で決めていないフルフレックスの形でした。 そこで業務時間を把握するために、カレンダーやSlackで情報連携をしたり、日々の業務進行を専用のスプレッドシートに記入してもらっていました。

初期の段階で、リモートワーク特有の働き方の「型」を作ることが大事だなと思っています。

業務時間が50h減り、売上は2.5倍に

クラウドワークス エージェントを導入して良かった点はなんですか？

アシスタントにノンコア業務をお願いしてから、私自身は本来やるべきコア業務に集中できて、満足しています。時間で言うと月50時間分ほどの業務を移管することができました。

また、チームの業績も確実に伸びてきており、これは間違いなくアシスタントの方のサポートがあったからだと思います。実際に1年前と比べると、クリエイター領域の売上が2.5倍に増加しました。

また、期待以上の優秀なアシスタントの方をアサインして頂いた点にも満足しています。
ご本人が優秀なこともありますが、だんだん仕事の幅が広がり、スキルが求められる面談業務などもお願いできるようになりました。私自身もリモートワークを通じて、マネジメントのスキルを学べています。

クラウドワークス エージェントには、オンラインでチーム作りをする際の支援を引き続きサポートしていただきたいと思っています。