オンラインアシスタントサービス活用でコア業務に集中でき、今や事業推進に必要不可欠な存在に。

社会保険労務士向けに、就業規則や社内規程をかんたんに作成・運用できるクラウドサービス「KiteRa」を展開する株式会社KiteRa。
「KiteRa」は「社労士の規程業務を圧倒的に効率化」を実現する社労士向けSaaSで、就業規則を初めとする社内規程に関する一連の業務をクラウドでおこなうことができ、従来Wordなどを用いて実施してきた業務プロセスを変革し効率化を実現できる。 2019年4月に会社を設立し、同年7月に『KiteRa』をリリース以降、600以上の事務所/法人に利用されるサービスとなっている。

今回は同社のカスタマーサポート責任者である寺島さんにお話を伺いました。

コア業務に集中する時間を生み出すために導入を決定

2020年9月からクラウドワークス エージェントを活用いただいています。当時の導入の背景を教えてください。

2020年9月の当時は社員は7名でした。この頃お客様も順調に増えていき、それに伴って社内規程のインポート作業などのオペレーション業務も増えてきました。インポート作業だけで月に60～70時間ほど発生しており、社内で手が回らなくなってきていました。

そんな状況の中で、コア業務に注力する時間を確保したいと考えたのが導入の背景です。

他にもリソースを確保する手段がある中で、特に導入の決め手となったポイントはありましたか。

良いタイミングでクラウドワークス エージェントに出会ったこともあり、他の類似サービスは比較検討していません。ただ、導入の決め手となったポイントは、事前にアシスタントさんと面談できる点です。契約前に実際に話せるので、ミスマッチが少ない安心感がありました。

また、求める人材を的確に提案いただけるので、自社で1から募集をして人選をするよりも手間が少なく、時間的に助かりました。当時は少ない社員数であらゆる業務を社内で行っており、採用にかける時間もなかったため、自分たちの時間をつくるために導入を決めました。

オンラインアシスタントサービス活用のコツは、齟齬のないコミュニケーションを意識すること

実際にクラウドワークス エージェントを導入してみてどうでしたか。

現在は、私が所属するカスタマーサポートチームで社内規程のインポート業務や、カスタマーサクセスチームの営業事務業務などでアシスタントさんに稼働いただいています。

事業の拡大に伴って業務が増えていく中でも、クラウドワークス エージェントを活用することでコア業務に集中できており、導入当時の課題感は解決できていると実感しています。代表をはじめ、他の社内メンバーからも助かっていると声が上がっています。

アシスタントの人員交代もなく1年以上ご活用いただいていますが、導入時から今までに活用するうえで困ったことやその解決方法があれば教えてください。

困ったことは特にないですね。我々が外注に慣れていたという訳でもないので、アシスタントさんがみんな優秀な人なんだと思います。（笑）

何か挙げるとすれば、弊社のミッションの体現を心がけています。「安心して働ける世界をつくる」という弊社のミッションはお客様に対してはもちろん、社内メンバーや弊社に関わっていただくアシスタントさんに対するミッションでもあるため、安心して働いていただけるようにという意識で日々コミュニケーションをとっています。

稼働中のアシスタントさんとは日頃どのようなやりとりをされていますか？

ほぼテキストでのコミュニケーションのみです。ただ、テキストだけだと認識のズレが起きやすいので、依頼内容などはできるだけ明確に記載し、齟齬なく伝わるように気を付けています。その際、堅くなりすぎない程度にフランクな表現を使い、アシスタントさんがコミュニケーションを取りやすいように意識しています。

また、依頼している業務は業務量に波があるため、依頼ができない時はその状況をアシスタントさんにお伝えして不安にさせないようにするなど配慮しています。

今後、クラウドワークス エージェントにどんなことを期待されますか？

正直今のままでもとても助かっています。クラウドワークス エージェントがこうなるべき、というよりも、業務を依頼する側にうまく活用できる仕組みがあることも重要だと感じています。強いて挙げるとしますと、そのあたりを企業が整えられるようなサポートをクラウドワークス エージェントから受けることができれば、尚良いと思います。

最後に、オンラインでのアウトソーシングは、企業にとってどのような価値を生むとお考えですか？

すべての業務を自分たちで抱えてしまうと、事業推進が滞ってしまいます。そんな時に、オンラインのアウトソーシングを上手く使い、社内でやるべき業務に集中できる環境をつくることで事業推進が進むようになります。今後、事業成長のためにはますます必要不可欠な存在になっていくのではないでしょうか。