ぴったりのハイスキル人材がすぐに見つかり導入を即決！期待以上のパフォーマンスを発揮するアシスタントのおかげで社内の業務効率化が促進

オハヨーバイオテクノロジーズ株式会社は日本カバヤ・オハヨーホールディングスグループとして2017年に設立されました。グループの中でもより健康に着目した事業会社であり、ヒト由来の乳酸菌であるロイテリ菌を活用した商品の企画・販売などの事業を展開しています。

今回は、同社のブランドマーケティング課の玉井さん、岡田さんに、クラウドワークス エージェントを導入した背景や活用してみての効果を伺いました。

まずはじめに、御社の事業やミッションなどを教えてください。

当社は日本カバヤ・オハヨーホールディングスグループとして2017年に設立しました。まだ設立から5年の新しい会社で、従業員数は10名程度です。
事業としてはヒト由来の乳酸菌であるロイテリ菌を活用したサプリメントなどの商品を自社ECを中心に企画・販売しております。

グループ会社であるオハヨー乳業は、「医術だけでヒトを健康にできるわけではなく、食こそがヒトのカラダを毎日支えている」という考えのもと、ロイテリ菌によってヒトの健康を支える可能性を拡げ、医と食のバランスを変える架け橋となることをミッションに掲げています。
その実現に向けて健康分野での新しい事業を担うため当社が設立されました。

既存社員の退職をきっかけにクラウドワークス エージェントを導入。経験豊富なハイスキル人材だから安心して業務をお任せ

クラウドワークス エージェントは2021年6月よりご利用いただいています。導入に至った背景を教えてください。

きっかけは、常に考えていたEC業務の改善と当時のEC担当者の退職です。
少数精鋭で役割分担をしながら業務を行っていましたので、1人分の業務をまるっと引き継ぐことは難しい状況でした。
もちろん既存のEC業務を止めるわけにはいきませんので、メルマガ作成や売上報告などの定常的な業務を切り出して、まずそこだけでも継続したいと考えました。

そのような状況で、退職するEC担当者からクラウドワークス エージェントの存在を教えてもらい、実際にサービスの詳細を伺ったところ、EC関連の知見があり、かつ大手企業でのディレクター経験もあるようなハイスキル・経験豊富な人材をご提案いただき、サービス導入を決めました。

最終的に担当アシスタントが決まる際も、事前に経歴を確認することができ、さらにweb会議でコミュニケーションを取れたので、この人にならお任せできるなという安心感が持てたのも良かったです。

アシスタント人材の経歴やスキルについては、具体的にどういったところに安心感がありましたか？

言葉にするのが難しいですが、業務内容について違和感なく会話ができたところでしょうか。

一般的には総合通販の経験者に比べて、サプリや化粧品など単品の通販経験がある人は少ない印象があります。ですので「健康食品の通販に関する知見を持っている人は登録しているのだろうか？」という懸念を、サービス導入前は持っていました。

しかし、ご提案いただいたアシスタントは複数案件を掛け持ちながら自身でもECを運営している経験豊富な方で、当社が求めていたメルマガ作成やクーポン管理などの業務に関わるお話も違和感なくできました。
この方であれば共通認識を持ち、スムーズに業務を進めていただけそうだと思えたのを覚えています。

当時切り出してお願いしたいと考えた業務はどれくらいのボリュームだったのでしょうか？

業務量は50時間/月くらいで、現在も同じ時間分を依頼しています。

正社員の場合ですと、同じ50時間分の業務であっても、企画業務と併せて対応することになるので、どうしても時間が分断されて企画業務に使う時間が確保できないことが想定されます。そういった意味では、作業部分だけを切り出して依頼できるのはとても助かっています。

その後、2021年10月ごろに後任のEC担当の社員が入社しましたが、定常業務はアシスタントに継続してお願いし、社員は企画の業務に注力する環境としています。

新しく社員の方が入社された後も継続してご依頼いただいているんですね。

正直に申し上げると、当時のEC担当者が退職しなければ外部への委託は考えなかったと思います。しかし、当時の担当者が企画業務と定常業務を両方行っていて、工数的に大変だったことは認識していました。
またEC運営業務は新しいことをはじめる度に、業務の幅が広がり、それに応じて定常業務も増えていきます。

こうした状況を理解していたのと、クラウドワークス エージェントを活用して効果を実感していたこともあり、後任のEC担当の社員が入社しても、引き続きアシスタントに定常業務はお任せしようと考えていました。

導入前、他に比較検討されたサービスはありましたか？

先ほどもお伝えしたように、基本的には即決だったのですが、出社して対面で打ち合わせなどができる方のほうがいいのではという意見が社内で出たので、「派遣社員」も候補として挙がっていました。

実際に派遣会社へも求人は出したのですが、候補者が出てくるまでに1週間くらいかかり、クラウドワークス エージェントでは2-3営業日でしたので、スピード感が違いました。
ちょうど御社のアシスタントとのビデオ会議後に派遣社員の候補者のレジュメが送られてきましたが、ポジションにマッチする人材ではありませんでしたので、クラウドワークス エージェントに決めました。

他の企業様でも出社できるかどうかを重視されることもありますね。玉井様としてはフルリモートのオンラインアシスタントサービスに不安はありませんでしたか？

今回ご依頼したい業務にオフラインでの作業が必要無かったことと、オンライン秘書サービスが流行り始めた時期でもありましたので、「試してみたいな」という気持ちもありました。

またセキュリティ面を気にする声も社内ではありましたが、業務内容に応じて必要な権限を付与するように工夫することで対応しています。
社員しか見られない共有ファイルを閲覧する必要があるアシスタントには、社員と同じアクセス権のあるアカウントを付与したPCを貸与して業務を進めてもらっています。

期待以上のパフォーマンスを発揮するアシスタントに効果を実感し、アシスタントの増員を決定。社員が企画業務に専念できる体制への変化も

実際にクラウドワークス エージェントを導入してみて、いかがでしたか？

導入当初の期待としては、定常業務を最低でも維持できればいいかなと考えていましたが、アシスタントが積極的に提案をしてくれるので想定以上に助かっています。

例えば、売上の数値を見てバナーの色を変更する提案をしてくれたり、オウンドメディアの改善提案などをしてくれたりと、専門性を持った方にお任せできたからこそ、定常業務の作業の域を超えた役割を一部担っていただけています。

総じてネガティブなギャップはなく、アシスタントの専門性やお人柄を信頼して定常業務をお願いできるので、私どものチームの一員として認識しています。

最初はEC担当として1名のアシスタントに加わっていただきましたが、その後、在庫管理業務をサポートいただける別のアシスタントにも追加で入っていただき、業務をお願いしています。
その方も専門性が高く、エクセルが得意なので、様々な提案をしていただきながら業務を進めている状況です。

社内の体制に変化はありましたか？

先ほどのお話と重なる部分もありますが、定常業務はアシスタントが担っているため、新しく入社したEC担当の社員は最初から企画業務だけに専念できる体制になっています。

まだまだ人数の少ない会社ではありますが、アシスタントがいるおかげで細かい業務をダブルチェックする体制も構築できました。
また、アシスタントがEC業界の知見をもとに提案してくれるため、既存社員にとっても自身とは異なる視点をインプットできるメリットがあります。

現在は2人のアシスタントが稼働中ですね。2人目のご依頼に至った経緯も教えてください。

在庫管理も含めた商品担当の社員が育休に入り、その社員が持っていた定常業務を切り出して依頼しようと考えたのが大まかな経緯です。
しばらくは他の社員で業務を分担していたのですが、毎日1-2時間は必ずかかるかつミスの許されない業務でもあったので、他業務との兼任は大変でした。

専任担当がいればそこまで大変な業務ではないものの、派遣社員を1人雇うほどの業務量では無い状況でした。
そこで1人目のアシスタントの活躍もあり、クラウドワークス エージェントに依頼する運びとなりました。具体的に依頼している業務は、資材発注や在庫管理を中心に、ファイル整理や数字入力などの細かい作業です。

アシスタントとは普段どのようにコミュニケーションをとられていますか？

基本的にはチャットを通じたテキストベースのコミュニケーションです。
もちろん、新しい操作説明が必要になったときなど、必要に応じてZoomやTeamsで画面共有しながらレクチャーも行っています。

レクチャーのオンラインミーティングを録画することでツールの操作手順のマニュアル代わりにすることもあります。
そうすることで、アシスタントがその動画を見返しながら作業をできる環境を構築しています。

コア業務とノンコア業務の切り分けで全体的な業務効率が向上。今後は企画業務への積極的な提案を期待

社員とアシスタントの業務の切り分けが上手でいらっしゃると感じたのですが、クラウドワークス エージェント活用のコツはありますか？

1つは「最終的な責任は社員が負う」という前提を持つようにしています。
だからこそ、誰がやっても同じ結果を生み出せる資料作成や入力業務などはアシスタントに依頼できる業務だと考えています。

別の視点では、クラウドワークス エージェントを活用することでコア業務とノンコア業務を日頃から区別するようになりました。
自分が行うべき業務と他の人に任せるべき業務を分けて考えることは、全体的な業務効率の向上に繋がっています。

最後に、クラウドワークス エージェントに今後期待することがあれば教えてください。

専門性の高い人材をアシスタントとしてアサインしていただき、大変助かっています。
さらに今いる2名のアシスタントも長期間継続していただく中で、社内のメンバーとも良好な関係を構築できていて、業務を円滑に進められる信頼関係が生まれている状況です。

引き続き、この体制を維持できたらというのが素直な想いです。

さらなる期待を込めてという観点で申し上げると、今後は作業部分だけでなく企画業務においてもフォローいただけると、社内の体制がより強固になっていくと思いますので、ぜひよろしくお願いします。