経営者として必要な時間を業務効率化により捻出。アシスタントとのコミュニケーションを通じて「人を動かす力」が身につく

株式会社アラインは2021年に設立し、ソーシャルメディア活用支援やアスリートのキャリア支援の事業を運営しています。 社会人ラグビー選手として活動し、その後、株式会社電通で国際的なスポーツイベントをはじめとする数々の公式SNS担当を務めた柏原さんが代表を務めています。

今回はそんな異色の経歴を持つ柏原さんに、会社を設立して間もないスタートアップ企業がクラウドワークス エージェントを活用することで、どのような効果を得られたのか伺いました。

1人社長でリソース不足に課題を感じ、クラウドワークス エージェントを導入

まずはじめに、御社の事業について教えてください。

当社はSNS運用の支援事業を行っておりますが、支援の形はお客様のニーズによって様々で、コンサルティングによる支援もあれば、運用代行まで実施することもあります。

その中でも戦略策定からライティング、クリエイティブの選定や作成などを支援することが多いです。また、分析レポートを毎月作成し、改善プランの提案も行ったりしています。

私が電通出身ということもあり、クライアントは電通経由での紹介も多く、企業だけでなくスポーツ団体ともお付き合いしています。

今後の事業の方向性はどのように考えていますか。

現時点では大きく営業活動に注力したり、採用を強化したりすることは考えていません。しかし、引き続きクライアントは増やしていきたいですね。

とくにスポーツ領域を得意としているため、この領域をさらに拡げていきたいと思っています。実際にスポーツ関連の支援実績が多く、「チームやリーグのSNSアカウント運用を改善したい」といった相談も増えています。

SNSをうまく活用することができれば、例えば選手の練習風景を見せたりすることで、ファンと選手との距離がぐっと近づくはずです。 しかし、そのようなファンを増やすためのSNS活用をできていないところもあるため、気付きを与えられるような支援をしています。

どのようなきっかけでクラウドワークス エージェントを導入したのでしょうか？

導入した当時、他に社員はおらず私一人で稼働していました。リソースが逼迫して人手が必要だと思っていたタイミングで、たまたま営業のお電話をいただいたのがクラウドワークス エージェントとの出会いでした。

アウトソーシングであれば費用を安く抑えることができ、雇用し続けるリスクも無いというお話を伺い、「それなら導入してみよう」と率直に思ったのを覚えています。

長期的な依頼ができ、アシスタントと直接コミュニケーションが取れることが決め手に

導入の決め手について教えてください。

スポットではなく長期的に業務をお願いできることが決め手の一つでした。

クラウドワークス エージェントをご紹介いただく以前は、「クラウドソーシング＝スポット依頼」の認識を持っており、長期契約できるサービスがあることを知りませんでした。 リソース不足は一時的なものではなく慢性的な課題だったこともあり、長期にわたって業務をお願いできる点がクラウドワークス エージェントに魅力を感じた決め手の一つです。

それ以外にも、アシスタントと直接コミュニケーションができることも高評価だったポイントでした。 他の類似サービスでは、間にディレクターが入るケースもありますが、仕事のコミュニケーションは直接やり取りができたほうが早くて良いと思っていたので、比較せずにクラウドワークス エージェントに決めました。

どういった業務の依頼を検討していたのでしょうか。

私でなくても対応可能な、文章制作や単純作業といった業務から依頼しようと考えていました。

例えば、SNSに投稿する文章を考えるのは、私がやらないほうが良いケースもあります。 私一人だと男性目線の考え方や文章テイストになってしまいがちですが、女性目線や柔らかい表現も必要だと以前から思っていました。

そこで、私から方向性をお伝えした上で、文章のライティングは女性のアシスタントに依頼するなど、現在は役割分担をして業務を進めています。

ライティング以外の業務としては、SNSに投稿する写真を選ぶ作業、毎月の分析レポート作成のためにExcelへ数字を打ち込んだり、ExcelのグラフをPowerPointに貼り付けたりといった作業をお願いしています。

データから考察を導き出すような領域は私が引き続き取り組んでいますが、資料作成をアシスタントに依頼することで、今までよりも効率的に業務が進むようになりました。

業務効率化により、経営者としての本来の仕事ができるようになり、新たに身についたことも

クラウドワークス エージェント導入による効果はいかがでしたか。

仕事の役割分担ができるようになったことで、業務効率化・生産性向上に繋がっています。

業務が効率化したことで空いた時間ができたため、マーケティングなどのインプットや、人と会うための時間に充てられるようになりました。

これまでは、リソース不足によりプレイヤーとしての業務割合が多くなっていましたが、それでは成長できないと感じていました。 様々な人と会う時間を作れたことで、そこから仕事に繋げたり、新しい気付きを得たりと、会社の代表を務めていくうえで必要な時間を捻出できたことはとても良かったです。

その他にも、「自分で全ての業務をやらない」という考え方が身につきましたね。 依頼書を用いて相手に効果的に依頼するなど、経営者としての仕事の進め方や人の動かし方を知るきっかけにもなりました。

導入後のギャップはありましたか？

ギャップは全く感じませんでしたね。
現在稼働いただいている2名のアシスタントは、円滑にコミュニケーションを取りつつ、お2人ともこちらの期待通りのパフォーマンスを発揮してもらっています。

そしてもちろん、業務の効率化に繋がり、生産性も向上しているので非常に満足しています。

今回が初めてのアシスタント活用でしたが、業務を依頼するときに不安はありましたか。

不安も特にありませんでした。依頼する業務の類似経験があるアシスタントに来てもらったこともあり、スムーズにスタートが切れたと思います。

具体的な進め方としては、最初にキックオフミーティングを実施し、業務の目的や内容、クライアント情報などをまとめてお伝えしました。そのうえで、追加で必要な情報があれば、業務を進める中で適宜伝達しています。

期待することをしっかり伝えることで、パフォーマンスのギャップが無いように工夫

アシスタントとのコミュケーションで、気を付けていることを教えてください。

フルリモートでの稼働ですので、基本的にはSlackでコミュニケーションを取っています。

工夫している点は、ちょっとした疑問点や悩みでも質問をしてもらいやすい雰囲気を作ることです。 そのために、なるべくカジュアルなテイストのやりとりを心がけています。

私たちの仕事は、ファンを喜ばせることが大切ですので、自分たちも楽しく仕事をしないといけません。 だからこそ、アシスタントにも仕事を楽しんでもらえるよう、コミュニケーションには気を付けています。

また、こちらの期待をしっかりと伝えるのも大切ですね。 アシスタントも「言われたことを着々とやるべきなのか」「自分の意見をどんどん提案したほうがよいのか」は伝えないと分かりません。 明確に期待を伝えることで、パフォーマンスのギャップが生まれないようにしています。

クラウドワークス エージェントを活用するうえで意識していることはありますか。

アシスタントに業務をお願いする前に、仕事内容の細分化や整理を必ず行うようにしています。 また、モチベーション高く働けるような雰囲気作りも重要ですね。

その他にも、無理のない納期設定になるようアシスタントとこまめにコミュニケーションを取っています。 例えば、「前日に依頼して明日までにできそうか」「もし難しそうな場合は、どのくらいに対応可能そうか」などをSlack上で相談しています。

雇用以外のリソース確保の手段として、人手に困っている経営者にはクラウドワークス エージェントを活用してほしい

クラウドワークス エージェントを今後どのように活用していきたいか教えてください。

プロジェクトごとに必要となる経験が異なるため、支援するクライアントにとって最適な経験を持っているアシスタントに適材適所で今後は依頼していきたいです。

様々な種類の業務を掛け持ちするのではなく、 案件ごとに適任者をアサインすることができる体制を構築できれば、そのほうが効果的ではないかと考えているので、検証してみたいですね。

また、現在稼働している2人はライターとして業務をお願いしていますが、今後はデザイナーやプロジェクトマネージャー、アドバイザーなどの役割も必要になるかもしれません。必要に応じて適宜ご相談させてください。

どのような企業におすすめしたいですか。

当社のように、スタートアップや個人事業主など、小規模ビジネスを行っている方には特におすすめしたいですね。

例えば、資本金100万円を自身の貯金から出してスモールスタートで会社を作ったとすると、年収500万円の社員を採用して毎月賃金を支払うのは大変です。

クラウドワークス エージェントであれば、同じくらいのスキルを持った人に、スモールスタートしやすい金額でチームに加わってもらえる強みがあります。

社員を雇用するほどではないものの、人手が足りなくて困っている経営者にはぜひ活用してみてほしいです。

クラウドワークス エージェントに今後期待することを教えてください。

今後また依頼することを考えると、質の高い人材をできるだけ多く抱えていてくれると大変助かります。 また月によって依頼したい業務量が変動するケースもあると思うので、料金プランの柔軟性がさらにあると嬉しいです。

クラウドワークス エージェントのサービスを知らない人もまだまだいると思うので、社員を雇用せずにリソースを確保する手段があることを広めていってほしいです。 私の周りにもリソース不足で困っている経営者は多くいるので、そういった方々の力になってもらえることを期待しています。