18名のアシスタントで月間約900時間の業務効率化を実現し、全社総会で表彰ノミネート

スマートフォン向け成果報酬型広告事業やアドネットワーク事業等を展開している株式会社Zucks。 広告主から広告を仕入れてメディアに配信してもらうASPサービスで、業界No1を目指しています。 クラウドワークス エージェントは2020年9月に利用を開始し、現在18名（2022年12月時点）のアシスタントが稼動中。 今回は、アフィリエイト事業本部事業推進のチームリーダーである村岡さんに、導入に至るまでと導入後の変化についてお話を伺いました。

納得のコストでスキルの高い人材をマッチングしてくれるクラウドワークス エージェント

最初に、御社の体制やクラウドワークス エージェントの導入に至った経緯を教えてください。

Zucksは2021年よりCARTA HOLDINGSとなり、全社で約500～600名規模となりました。 私が所属する約50人から成るアフィリエイト事業本部で事業推進チームを立ち上げる際に、営業の効率化のために一部業務のアシスタント化を検討したのが導入のきっかけでした。
そのなかで私が、アシスタントを事業部でどう活躍させていくか、現行業務をどれだけ効率化・システム化させるかを考え、推進してきました。

クラウドワークス エージェント導入当時はどのような状況だったのですか。

私とアルバイトの2人で行っていた営業管理業務が、領域が少しずつ広がり業務量が増えてきた為、アシスタントをもう1～2名入れることとしました。 依頼したい業務としては、営業が個人で行っていた売上・案件管理シートの管理業務と、その業務のマニュアル作成、そのほかにアフィリエイターの記事のチェックや登録審査もお任せしたいと思っていました。

導入の決め手になったことがあれば、教えてください。

クラウドワークス エージェント以外に、アルバイトや正社員採用、派遣・業務委託と比較しましたが、スキルの高い人材と出会えるようマッチングを代行してもらえる点と、 他と比べてコスト面のメリットが感じられたことが決め手です。
また、マッチング時のレジュメの見やすさもプラス材料でした。クラウドワークス エージェントのレジュメは経歴とスキルが分かりやすく、デザイナーの場合もポートフォリオが合わせて確認できることが良かったですね。

80業務で月900時間・社員5～6人分の業務効率化に成功したことで社内表彰にノミネート

アシスタントはいま18名が稼動中です（2022年12月時点）が、クラウドワークス エージェント以外のサービスは利用されていますか。

現在は派遣サービスと、ディレクターが窓口となるスタイルの業務委託も一部活用しています。ですが、クラウドワークス エージェントのアシスタントが優秀なので、他を使うメリットはあまり感じられず増やす予定はありません。 クラウドワークス エージェントのアシスタントはSlackでの返事が早かったり対応も丁寧な方が多かったりと、仕事の進め方やテンポが当社のカルチャーとマッチしているので、やり取りがスムーズなのです。

クラウドワークス エージェントを導入されたことで、具体的な効果があれば教えてください。

営業の業務効率化が進められたことにより、2021年の全社総会で、全社で活躍した人を表彰する「ベストプロフェッショナル賞」に取り上げられました。 当時対象だった78業務から月間約900時間を短縮できており、これは社員5～6人分の業務を効率化できたことになります。
クラウドワークス エージェントがなかったら、この時間がすべて営業の労働時間になっていたでしょう。 さらに、実際の営業活動では各人でやり方が異なりますし、そこでミスが起きればクライアントとのコミュニケーションが別途発生してしまいます。 アシスタントに依頼した業務ではマニュアルによる効率化が進められたので、そうしたリスクもありませんでした。もし営業が従来どおりに行っていれば900時間以上の時間がかかってしまっていたと思います。
全社として、これだけ業務を委託できている部署がいまのところ他になく、総会以降、多くの部署からクラウドワークス エージェントについて問合せがありました。やはり効率化はどのような部署においても大きな課題なのだと、改めて感じましたね。

クラウドワークス エージェントの導入前後で、何かギャップは感じましたか。

当初はレポーティング業務やマニュアル作成業務をお任せしようと思っていましたが、実際には単純業務しかできないという人はほとんどおらず、結果として任せられる業務の幅の広さに、いい意味で驚きました。 アシスタントによって得手不得手があって、作業が得意な方もいれば、営業が悩むことに関して草案から手がけられる方もいて、直接営業のほうから相談に行ってしまうくらい頼りになります。

作業レベルのスキルより、自社とのカルチャーマッチを重視

導入にあたり、不安はありましたか。

導入した頃は、まだオンライン環境が今ほどには活用されていなく、出社が多かったので、業務委託が完全リモートワークというのは果たして成立するのだろうかという疑問や、リモート下で業務をどうやって教えれば良いのかということの不安がありました。
ただ、当時は新型コロナウイルス感染症が広まる少し前だったため、逆にクラウドワークス エージェントを導入していたおかげでリモート環境に慣れることができ、時代の最先端に乗れたようなところがあります。
リモートワークに際しては、テキストだけのコミュニケーションだと表情が見えないので、対面と同じ言い回しをしていても冷たく感じられたりするものです。 そうならないよう、全員が意識して接するように心がけました。当社の強みとして、もともと「人」を大事にしています。 就業形態や上司部下に関係なく言いたいことを言えたり、挑戦したいことを役職にかかわらず挑戦できる風土ですので、アシスタントに対しても同様の意識で接しています。

アシスタントの体制はどのようにしていますか。

導入当初は新人のアシスタント1人1人に対して業務をレクチャーしていましたが、それだと手間も時間もかかってしまいます。 そこで、レクチャーをできそうな力量のあるアシスタントに任せてみたところ、問題なくオンボーディングできるようになりました。 むしろアシスタント同士の横のつながりが増えて、分からないことも常にコミュニケーションをとって進めてもらえるようになりました。 それもあって、リモート環境でも孤独感をあまり感じずにやってもらえています。
アシスタントの仕事の進め方で問題点や懸念点が見つかったときには、なぜ起きてしまうのかを考え、その人に責を求めるのではなく、そうなってしまうシステムの見直しから入るようにしています。

アシスタントとのマッチングの際に気をつけていることを、教えてください。

最初に必ず「1人で黙々と作業するほうが好きか、人と話しながら業務を進めるほうが得意か」を聞いています。それを分かったうえで、合った業務にアサインするのが良いと思いますね。
また、当社ではSlackでのテキストコミュニケーションがとてもスピーディに行われますので、そこにストレスを感じないかどうかも重視しています。 当社のカルチャー・雰囲気や仕事の進め方に合うかどうかなど、働きながら変えることが難しい点を見極めるようにしています。 たとえば、Excelスキルなどもあったほうが良いですが、そうした技術は後からも身につけられますので、必ずしも必須とは考えていません。

はじめに任せる業務をマニュアル化してから、自走できるアシスタントには積極的に任せていく

アシスタント活用のコツがあれば教えてください。

初めて導入するときは、任せたい業務をいくつかピックアップして、マニュアル化しておくことが大前提だと思います。 その後にアシスタントの人数を増やしていくときには、マニュアル化できていない業務もやってもらえるか、相談できそうな人には相談してしまうと良いでしょう。 各人の得手不得手を見て、内容がかっちり決まっている業務について任せる人と、内容が細部まで決まっていなかったり流動的なことも相談できる人というのを見極めています。
例えば、マニュアルの業務に変更が生じる場合があるのですが、その際に、マニュアル自体を変更することで対応できる人と、変えていなくても自分で判断して動ける人がいるかと思います。 後者であれば、いろいろと任せていくことができますね。

最後に、クラウドワークス エージェントに今後期待することをお聞かせください。

現在は、当事業本部に属しているアシスタントには事業部内の仕事を依頼するようにしていますが、事業部を超えた業務もお願い出来るようになれば、活用の幅が広がると思います。
また、クラウドワークス エージェントでは新規のアシスタントには稼動後にオンボーディング面談をやってくれていますが、導入した後にアシスタントがうまく稼動できないような場合には、困っている点などをヒアリングして、橋渡ししてもらえると助かりますね。