自社が求めるペルソナに最も近い「採用アシスタント」や「営業アシスタント」とスピーディにマッチング

株式会社ログラスは、次世代型経営管理クラウド「Loglass」という、社内に散らばるデータを一元化・経営管理プロセスを効率化することで、経営判断の精度やスピードを高めるサービスを提供しています。

クラウドワークス エージェントは設立から3年弱が経過した2022年2月より支援を開始しました。 これまで営業事務・人事アシスタント・営業アシスタントの計3名が稼働し、うち2名は直接雇用に切り替えて現在も活躍し続けています。

クラウドワークス エージェント導入の経緯・決め手や導入後の効果について、HR担当の石井さんに伺いました。

ルーティン業務による社員のキャパオーバーを改善するためにクラウドワークス エージェントを導入

御社の事業内容や強みについて教えてください。

当社は、経営企画、経営管理にまつわる業務をDXするサービスを提供しています。

予算や各種実績の管理を表計算ソフトで手作業で集約しており、膨大な工数をかけている企業が多いのが現状であり、当社のSaaSプロダクト「Loglass」では、こうした課題を解決可能です。 Loglassと他社サービスの違いは、単なる業務効率化ではなく、経営管理の進化にコミットしていることです。

ITサービスの導入にとどまらず、実際の業務内容に合わせたコンサルテーションを実施することで、業務効率化や生産性向上までご支援できます。

その結果として、エンタープライズ企業、その中でもプライム市場の企業での導入実績が多数ございます。

クラウドワークス エージェント導入前に抱えていた課題と導入のきっかけを教えてください。

手前味噌ながら、当社は選考ハードルをとても高く設定しており、入社する社員のほとんどが様々な業務を一人で推進できます。 しかし、ルーティン業務や作業まで担当すると、どうしてもキャパオ－バーになってしまうため、何かしらの対策が必要な状況でした。

一般的なリファラル採用で探す方法も検討しましたが、当時はできる限り早く稼働していただきたいという事情もあり、 即戦力になるクラウドワーカーへの依頼を決めました。

クラウドワークス エージェントの導入を検討したのは、当社にクラウドワークス出身のメンバーがおりまして、そこからの紹介がきっかけです。

クラウドワークス エージェントなら自社が求めるペルソナにぴったりな人材が見つかる

クラウドワークス エージェントを導入いただいた決め手はどこでしたか。

最終的に3～4社と比較した中で、当社が求めているペルソナに最も近い人材をご紹介いただいたのが、クラウドワークス エージェントでした。

育成前提の採用ではなく、即戦力として当社が抱える課題にすぐ着手できるかを最重要視していました。

マッチングいただいた方が、実際に業務で使用するITツールの活用経験があったことから、この方にご依頼すればしっかり業務を回していただけるという期待を持てたのを覚えています。

アシスタントにはどのような仕事を依頼していますか。

2022年2月からクラウドワークス エージェントの活用を開始し、これまで「人事アシスタント」「営業事務」「営業アシスタント」の3名が稼働しています。

人事アシスタントの方には、私が担当していた面接日程調整や必要な書類の電子サインの送付設定、その他各種ルーティン業務をお願いしています。

また営業事務の方には、各種日程調整や請求・契約書関連作業、問い合わせ対応など様々な業務をお願いし、営業メンバーの人数は前年比で2倍超に拡大していますが、今も1人で回していただいています。

そして最後に営業アシスタントの方には、コンテンツ作成／メルマガ／イベント／MA・SFAに関連した幅広い業務をご担当いただいてる状況です。

このうち人事アシスタントと営業事務の2名は、クラウドワークス エージェント契約から直接契約に切り替えができる「人材紹介モデル」を活用することで、現在は当社社員として活躍しています。

導入後に感じたギャップや活用してみての効果があれば教えてください。

導入後もイメージ通りで、ギャップはありませんでした。

活用による効果として最も大きいのは、正社員が今まで持っていたルーティン業務を完全に切り離せたことです。

例えば人事アシスタントの方であれば、この1年間で3,000人以上の候補者様との選考や面談の日程調整を担っていただいています。 以前は私がその日程調整も全て行っており、調整作業だけで1日が終わってしまう日もありました。

それが今では1週間に数件程度のイレギュラー対応のみ私が対応する状態となり、その他の選考過程のルーティン業務も全てアシスタントへ切り出せています。

その結果として現在、私は採用はもちろん労務・組織づくりなど人事全般のコア業務に集中できています。

アシスタント用のマニュアルを作成することで会社の標準化にも寄与

アシスタントへの業務依頼はどのように行っていますか？

細かい画面操作まですべて分かるマニュアルを用意して業務をご依頼しています。

このマニュアルはもともと用意していたものではなく、アシスタント用に作成したものです。こうしたマニュアル化の動きは、当社にとっても良い影響がありました。

当社はまだベンチャーということもあり、社員が属人的に業務を進める機会がほとんどでしたが、アシスタントが加わることで少しずつ標準化が進んでいます。

マニュアル作りはとても工数がかかる一方、中途半端な引継ぎをして手離れが悪くなっては結果的にROIが低くなってしまうため、当時は覚悟を決めてマニュアルを作成していました。

アシスタントとのコミュニケーションで工夫しているポイントがあれば教えてください。

定期ミーティングを実施し、文字だけのコミュニケーションにならないよう心がけています。 また業務をご依頼するタイミングでの打ち合わせは省略しないようにし、業務の解像度をしっかり高めていることも工夫の一つです。

最初の打ち合わせで業務内容をすり合わせることができれば、その後はいい意味で勝手に進めてくださるという信頼を持っています。

また、情報の透明性も大切にしていますね。社員以外に公開できない機密情報を除いて、ほぼ全ての情報を開示しており、雇用形態に関わらず、業務を実施する理由をインプットできる環境を築いています。

最後にクラウドワークス エージェントへの感想をお聞かせください。

一言でシンプルにまとめると、とても満足しています。

どのアシスタントも大変助かっていますし、長期的にもご活躍いただけるのではないかと期待しています。 サポート体制についても心配事はございません。今後、新しいポジションの募集が決まったらすぐにご連絡させていただきます。

今後ともよろしくお願いいたします。