優秀なアシスタントと安心のサポート体制。やるべき業務に集中し「想像を超える動き」ができるようになった理由

2010年の創業以来、WEBセールス・プロモーション領域でメーカー、サービス業の顧客を中心に支援している株式会社ハッピーキャンペーン。

今回は同社の代表取締役である井上さんにお話を伺いました。

一人での業務に限界を感じ、オンラインアシスタントサービスを活用。柔軟な契約形態とサポート体制が魅力

2020年から『クラウドワークス エージェント』を活用いただいています。当時の導入の背景を教えてください。

当時は、営業からwebページの作成や事務作業まで、事業運営に必要なすべての業務を私一人で行っていて、朝から深夜までひたすら業務をこなす毎日に、さすがに限界を感じ始めていました。
ただ、社員をたくさん雇えるような状況でもなかったので、何か良い解決策はないかと考えていたところでした。

そんな時に、たまたまSNSでクラウドワークス エージェントさんの広告を見つけて、「これなら良いかも！」と思って問い合わせたのがきっかけです。
営業担当の方が、依頼しようと思っていた業務分野に詳しい方だったので、「この人になら良いアシスタントさんを提案してもらえるだろう」という安心感もありました。

人手がほしいと思われた時にタイミング良く広告をご覧いただけたんですね。社員の雇用ではなく『クラウドワークス エージェント』を選ばれた理由についてもう少し詳しく伺えますか？

当時も経営状況は悪くなかったんですが、リスクを考えると、社員雇用ではなく業務委託でリソース確保をしたいと思っていました。また、自社で採用するために募集や面接をする時間もなかったというのもありますね。

クラウドワークス エージェントさんの場合は事務局がアシスタントさんとの間に入ってくれて、サポート体制がしっかりしているのが良かったです。
何かあればすぐに営業担当の方に相談して、アドバイスやご提案をいただきながら進めることができたので安心でした。そういった内容を総合的に判断して、クラウドワークス エージェントさんの導入を決めました。

事務局のサポート体制を評価いただきありがとうございます！具体的にはどのようなサポートがありましたか？

導入当初、私自身どこまでアシスタントさんに業務を依頼していいかがわからなかったんですね。そのため、アシスタントさんの稼働時間が短くなってしまい契約時間を使いきれないということもありました。
それを営業担当の方に相談したところ、「ここからここまで依頼してみてはどうか」というような依頼範囲の見直しに関するご提案をいただき、依頼内容をもう一度整理し直しました。
そういったサポートをしていただいた結果、依頼する業務内容の最適化も進み、現在はとてもうまく業務が回っています。

実際に依頼されている業務内容について教えてください。

現在は複数名のアシスタントさんに稼働いただいていて、ECサイトのカスタマーサポート・受発注にかかわる事務業務・商品登録・発注書や請求書などの書類の作成/チェックなど様々な業務を依頼しています。

カスタマーサポートの担当チームとそれ以外の事務業務を担当するチームに分かれているんですが、それぞれのチームで複数名稼働いただくことで、ダブルチェックが可能になりミスの発生も防ぐ体制ができています。

時間にすると、カスタマーサポート業務を50時間×2名、事務業務を50時間×2名の合計4名で月200時間分の業務をお願いしています。

活用のコツは、アシスタントとのコミュニケーションと、タスク表を使った業務の見える化

普段の業務進行はどのように行われていますか？

担当いただいている業務によっても異なりますが、アシスタントさんとは毎日もしくは週1回の定例ミーティングでコミュニケーションをとっています。

その中で感じるんですが、アシスタントさんの能力がとても高いです。

ミーティングでは状況や業務の進捗を聞くのですが、その中で「もっとこうした方が良いのでは」というような業務改善に関する意見や提案をしてくれることがあるんです。
そういった話し合いができる関係が築けているので、ただタスクを依頼するだけではなく、アシスタントさん全員が大切なパートナーだと思っています。

そんな風に言っていただけて嬉しいです！アシスタントさんとの毎日のコミュニケーションはチャットのやり取りがメインですか？

基本的にはチャットでやり取りしていますね。
加えて、毎日の業務に対してタスク表を作っています。タスク表には、業務内容と目安の時間を書いてあるのですが、アシスタントさんにはそのタスクが終わったらステータスを「済み」にしていただいて進捗状況を共有できるようにしています。

導入当初はこのようなタスク表もなかったんですが、活用するうちにこういう進め方を確立できました。

工夫しながらご依頼いただいているんですね。逆に、導入当初に大変だったことはありますか？

そうですね。最初はタスク表やマニュアルの運用もありませんでしたし、思いついたままに依頼をしていました。それだと依頼した業務がどれくらいで終わるものなのか検討がつきにくかったりして少しやりづらさを感じたため、その解消のためにタスク表を作るようになりました。

また、当初は業務マニュアルもなかったのですが、アシスタントさんにスムーズに進めていただくためにその必要性を感じてからはマニュアルの作成・更新を行うようにしています。
あとは、チャットツールでは議題ごとにルームをわけて連携しやすくするなど、気づいたことがあればその都度改善するようにしています。

アシスタントさんにとっても、マニュアルやタスク表があることでやるべき業務内容や目安となる業務時間が明確になるので、業務を進めやすいと感じていただけているのではないかと思います。
クラウドワークス エージェントさんを導入して感じたことは、アシスタントさんが最高のパフォーマンスを発揮しやすい環境づくりをしていくことが大事なんだなということですね。

アシスタントと定期的なミーティングをされているとのことでしたが、始めたきっかけを教えてください。

やっぱり現場の方が一番現場のことをわかっていると思うので、アシスタントさんの声を聞いて改善できるところはしていきたいという理由から始めました。
私自身、実際にアシスタントさんの話を聞いてためになったことが何度もあるので、アシスタントさんの悩みや要望も聞きながら、それを業務改善につなげていくことを大事にしています。

また、ミーティングでアシスタントさん同士もそれぞれの考え方を聞くことで新しい気づきがあったり、共感することでモチベーションのアップに繋がったりするので、チームとして仕事を進める上でとても良い機会になっているのではないかと思います。

少し話が逸れますが、アシスタントの皆さんは弊社の事業にすごく共感してくれていて、チャットのアイコンを事業に関連したものにしてくれたりするんです。そういうところを見ても、チームとして良い雰囲気ができていると思っています。

優秀なアシスタントと、安心できる事務局のサポート体制によって、本来やりたかった業務に時間を割けるように

『クラウドワークス エージェント』を活用するメリットはどのように感じていらっしゃいますか？

営業担当の方や事務局のサポート体制は大きいですね。
まずアシスタントさんについては、営業担当の方が弊社の状況や課題感をしっかり把握したうえで、依頼内容ごとに最適な方を提案してくださるので安心感があります。

加えて、先ほども少し触れましたが、人選だけでなく契約後のフォローやサポートもしていただけるのがありがたいです。何かあればすぐに相談でき、的確なアドバイスや提案をしていただいています。単純に業務を依頼しているというよりは、アウトソーシングのコンサルをしてもらっているような感覚ですね。

また、必要があれば、運営会社である株式会社クラウドワークスの他サービスを紹介していただけるのもありがたいですね。
クラウドワークス エージェントさんにはルーティンワークを中心に依頼していますが、より上流工程の業務の依頼を相談した際に、クラウドリンクスというサービスを紹介していただき、実際に業務の依頼に進めそうな動きができています。事業を成長させていくために様々な角度から、会社全体で支援していただけるというのはすごく良いと思います。

実際に『クラウドワークス エージェント』を導入して、井上さんご自身の業務にはどのような変化がありましたか？

正直、導入前と比較すると想像を超える動きができています。

導入前は事務作業やカスタマーサポートなど全て一人で行っていたのに対し、今はそれらをアシスタントさんにお願いしているので、私自身は取引先を増やすための活動や、働く人のための環境整備、新規事業の立ち上げなどに注力できるようになりました。

また、気持ち的にも余裕ができて、お客様により丁寧なコミュニケーションがとれるようになったことも良かったと思います。

導入前は毎日、目の前の業務でいっぱいいっぱいでしたが、現在は自分が本来やりたいと思っていたことができています。『クラウドワークス エージェント』の活用によって、事業成長に直結する活動のための時間が作れるようになったことは間違いないですね。